Como aumentar a produtividade no consultório? Comunicação!

Consultório odontológico

Imagine a seguinte situação hipotética: seu paciente liga e pede sua secretária para antecipar o horário da consulta. Com a intenção de satisfazer o cliente, ela antecipa e tenta comunicar a você a alteração. Seu celular está fora de área e a mensagem enviada pelo aplicativo de mensagens ainda não foi entregue. Resultado: você não vê a mensagem a tempo e o seu paciente fica sem atendimento.

O que isso significa? Cliente insatisfeito e menos dinheiro em caixa!

Por conta de situações como essa, é importante estar sempre atento. A comunicação é uma ferramenta vital para consultórios odontológicos. Informações perdidas, comunicados (como esse) que não são dados a tempo, dentre outros problemas que a falta de comunicação pode produzir, são extremamente prejudiciais para a sua rotina de trabalho e o seu bolso.

O que deve ser feito? Identificar os possíveis problemas de comunicação interna que interferem negativamente no rendimento do seu consultório. Verifique a interação entre os integrantes de sua equipe, o retorno adequado nas mensagens e qual a frequência com que os recados são perdidos.

Um dos grandes problemas que causam essa falta de comunicação é a variedade de canais utilizados para que ela ocorra. Telefone, e-mail, aplicativos de mensagens, bilhetes... São tantos os canais que a probabilidade de ocorrer alguma confusão é grande. Isso porque nem sempre essa comunicação deixa as informações registradas e nem sempre é possível lembrar qual desses canais foi utilizado ao tentar resgatar alguma mensagem, o que provoca erros e lentidão nos processos.

Harmonizar e render

A melhor opção para resolver esse problema é centralizar a comunicação. E isso quer dizer passar a comunicação para um único canal, compartilhando com todos os profissionais e outros colaboradores envolvidos na rotina do consultório as mensagens que sejam de interesse comum. E a otimização dessa comunicação trará grandes vantagens ao consultório: melhora do ambiente de trabalho e equipe atuando sincronicamente, o que produz melhores resultados. E esse ganho na produtividade tem impacto direto no resultado do consultório.

Os processos também se tornam mais eficientes quando as informações são repassadas a todos de forma mais ágil. E isso refletirá, também, na imagem que o seu cliente tem do seu consultório, pois ele sentirá a melhora no atendimento e, consequentemente, ficará mais confiante e fiel ao seu consultório.

Está na hora de buscar a melhora na comunicação interna e a tecnologia pode ser uma grande aliada nesse processo. A ferramenta escolhida deve ser rápida, simples, com respostas em tempo real e acesso móvel. Também deve ser de uso exclusivo dos profissionais e colaboradores, pois, dessa forma, todos os interessados terão acesso às mensagens em qualquer hora e lugar.

Integração

O canal de comunicação pode estar integrado ao sistema de gestão administrativa? Deve! Essa integração permitirá uma maior efetividade à comunicação, transformando-a em otimizadora de todos os outros processos da rotina do consultório. Se nessa plataforma de comunicação interna estiverem disponíveis dados dos pacientes, lista de contatos externos, prontuários, relatórios e outros dados, a gestão do consultório ficará ainda mais fácil.


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Fonte: TOTVS – totvs.com
por Renato Rodrigues

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