Saiba mais sobre empresa paperless

Paperless

Palavra de origem inglesa, paperless significa sem papel. Atualmente, esse termo é empregado no meio corporativo e refere-se à empresa que administra os negócios sem papel. No lugar, o empresário usa a tecnologia para otimizar processos, facilitar o acesso a dados, reduzir custos, além de adotar a sustentabilidade em prol da preservação do meio ambiente. Na verdade, trata-se de uma prática com amplo leque de vantagens.

Embora tenha surgido há 30 anos, o conceito paperless ainda é pouco conhecido ou ignorado por empresas que não aceitam mudanças. Para alterar esse quadro, é preciso revolucionar a cultura empresarial, assim como otimizar a gestão de informações. Afinal vimemos em um mundo onde a tecnologia avança a passos largos e o empresário que acompanha as mudanças consegue se destacar dos demais.

Conforme dados coletados pela AIIM - Associação para a Gestão de Informação e Imagem, mais de 20% das empresas adotam políticas próprias para eliminar ou reduzir o uso de papel. Já a IDC Brasil afirma que o mercado brasileiro de impressoras apresentou, no primeiro semestre de 2015, uma queda de quase 14% nas vendas, quando comparado ao mesmo período de 2014. Essas informações comprovam uma forte tendência ao ambiente paperless.

Já foi o tempo em que o papel impresso possibilitava o acesso à informação a todo momento. Hoje, muitas empresas deixaram de imprimir documentos e arquivos. Elas preferem acessar os dados na nuvem, pois é muito mais rápido, prático e seguro. Inclusive isso pode ser feito facilmente por meio dos mobiles. Portanto, a empresa que investe em tecnologia em busca da eliminação de pilhas e pilhas de papel está à frente de outras, que insistem na forma antiquada de obter dados.

A tecnologia tem revolucionado a esfera corporativa a ponto de influenciar na legislação. Em 2012, a Lei da Digitalização instituiu que os documentos digitalizados ganhassem valor jurídico. No mundo digitalizado, o mercado cria meios para a administração de documentos com assinatura digital e carimbo do tempo, o que garante maior economia, praticidade e valor legal a toda empresa que pretende ser paperless.

A política paperless se encaixa em empresas de todos os setores e portes. Além de eliminar ou reduzir o uso de papel, ela permite aumento do espaço físico, facilidade na troca de dados, economia de recursos e maior segurança, além de ser uma forma sustentável de lidar com os processos. Dados recentes indicam que as empresas paperless conseguem retorno financeiro em apenas um ano.

Entretanto, para adotar a prática paperless, é preciso usar a tecnologia correta, com planejamento, treinamento e novas atitudes. Ao usar softwares de gestão, apps e recursos online, o empreendedor está no caminho certo para uma mudança positiva e crescimento saudável da empresa.

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Por Andréa Oliveira.

Fonte: CIO from IDG.

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