Saiba como conduzir uma reunião na empresa

O grande desafio de conduzir reuniões produtivas pode ser amenizado controlando as atitudes dos participantes em cada etapa da reunião

Conduzir reuniões é um grande desafio, principalmente para os empresários que não estão acostumados a liderá-las com frequência. Certamente, as reuniões são insubstituíveis para tomar decisões, informar e acertar detalhes importantes. O livro “Comunicação nas Organizações”, do Prof. Pinho (2006), da Universidade Federal de Viçosa, pontuou o melhor e o pior cenário que pode acontecer em cada etapa de uma reunião.

O empresário, ao liderar reuniões, deve estar atento ao horário e às atitudes de cada participante. Confira abaixo algumas dicas do Prof. Pinho sobre as etapas que devem ser seguidas para tornar uma reunião produtiva. O pior cenário deve ser evitado em cada uma das etapas e, se for necessário, o empreendedor deve conversar sobre o mau andamento da reunião com seus colaboradores, a fim de evitar sucessivas reuniões improdutivas.

1.  Abra a reunião
Melhor cenário: A introdução é direta e positiva/ Pior cenário: Participantes chegam atrasados

2. Discuta os temas na ordem da pauta
Melhor cenário: As discussões respeitam o limite de tempo/ Pior cenário: Ocorrem desvios da pauta

3. Peça opinião sobre cada assunto
Melhor cenário: Participantes dão boas contribuições e encontra-se uma solução aceitável/ Pior cenário: Participantes discordam sobre algo

4. Mova-se em direção aos objetivos
Melhor cenário: Todas as opções são discutidas/ Pior cenário: Continuam as disputas e provocações

5. Chegue a uma conclusão
Melhor cenário: Negocia-se um acordo/ Pior cenário: Debate termina em impasse

6. Encerre a reunião
Melhor cenário: Os tópicos são recapitulados e endossados/ Pior cenário: A reunião não leva a nada

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